总是无法完成待办清单上的任务怎么办?

待办(事项)清单是非常简单且有效的任务管理系统之一,它可以帮我们:①有效掌控与管理自己的时间与注意力,知道该做什么;②大幅减轻压力,消除因为进度落后产生的沮丧感与内疚感;③在更短的时间内,完成更多有价值的任务。

但现实中很多人却用错了这个方法,无法完成待办清单上的工作,不仅没有帮助自己提升完成任务的效率,甚至是瞎忙一场,破坏了你完成任务的能力。

一、无法完成待办清单的8个常见原因

1、你误解了待办清单的目标。待办清单的目标应该是让你专注在完成“更重要”的事情上,而非完成“所有”的事情。

2、你忽略了截止日期。没有期限的清单,就只是许愿池。帕金森定律告诉我们:你有多少时间可以完成工作,你就会延展你的工作来填满可用的时间。如果你不设定截止日期,这些任务事项肯定会一直存在于你的待办清单中,直到它失去了执行的意义。有了期限做为基准,这些任务才得以被完成与管理,因为你会有动机完成它。

3、你的清单太长了。过多的任务会分散注意力,超出你的时间所能完成的比例,只会令人沮丧,因为有些任务注定没有时间去完成。待办清单不是为了在有限时间内做更多的事,而是将有限时间做最好的运用,做有价值的事情。

4、你的清单存在太多变异性。清单上的各项任务之间缺乏关联性,会导致任务切换时的注意力耗损过大、需要花更长的时间来完成任务,也会增加压力、更容易分心,使得工作效率会更低。

5、你给自己太多选择了。过多的选项会导致决策疲劳而陷入决策趋避的困境,因为做出理性决定的能力被削弱了,人会更倾向于选择能立刻获得满足感的任务,或是逃避去做选择,把时间拿去去滑手机、看视频和玩游戏,结果就是什么任务也没做。

6、你没有为每项任务加上情境。为何做?如何做?都比做什么来得重要;如果缺少了任务的情境,我们很难判断哪些任务是重要的、值得关注的?甚至不知道完成任务的必要条件。


7、你对任务的定义过于广泛。缺乏明确的起点与终点,会使得任务的范围太过分散,不利于任务被完成,也难以衡量成效。

8、你的任务没有与特定目标连结。你所做的每件事都有目的,没有厘清目的与目标,你就会缺乏动机去做,也就是不知为何而战?如果你能够预期完成一项具体任务带来的正面结果时,就比较不会去拖延;当你将待办清单中的每项任务,跟特定目标连结起来时,你会清楚每个任务必须完成的原因,也就更有动力去完成。

二、如何打造适合自己的完美待办清单?

知道了影响待办清单成效的主要原因,那么在设计属于你的待办清单系统时,就应该把这些因素纳入考虑。

1、打造完美清单的基本步骤

首先,区分当前任务与未来任务;

然后,把任务化整为零,把项目拆解为多个独立的较小、容易做到的任务;

其三,估计完成每项任务所需的时间,为每项任务设定可实现的截止日期;

其四,删去清单上不必要的任务,把当前任务的数量限制在7项内(不包含微型任务);

其五,依据项目、类型与地点来管理任务,可以以不同清单或颜色来区分。

2、让待办清单有效运作的几个小诀窍

把那些只需要花费几分钟就可以完成的微型任务放在批次处理清单;

注意与管理倦怠感,安排休息时间;

进行每周回顾,评估各种目标的实现进度、重新排列任务优先级的必要性;

避免陷入方法论的困境中,待办清单是手段,目的是完成重要的事,让生活更美好,而不是建立完美的清单;

接受不完美,跌倒没关系,站起来继续走就好。

小结:待办清单的目标是确保你把有限的时间与注意力,集中在最重要的工作上,而不是完成所有工作。有效率不等于让自己保持忙碌,而是根据你的短期与长期目标,去完成对的事情。